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[分享] 演唱会场地考察需要注意点什么!

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发表于 2019-1-4 19:43:40 | 显示全部楼层 |阅读模式

       演唱会主办方其实可以接受场地Say NO,但是这个NO需要两个前提条件,一是“提前说”,二是“公平说”。

文章来源│夏清、方雨杰、丁圣

       根据中国演出行业协会联合阿里巴巴集团旗下大麦网共同发布的《2017中国演出市场年度报告》,2017年中国演出市场总体经济规模达489.51亿元,较2016年上升了4.32%;大型演唱会、音乐节演出达2400场,较2016年上升了14.29%。每一场光鲜亮丽的演唱会背后都是一项巨大的工程,任何环节都需要认真细致的付出,而在办演唱会的众多环节中,场地考察可能是最容易被“偷工减料”的,在现实演唱会项目推进过程中,这一环往往被经验主义、惯性思维所蒙蔽,导致一些明明能在前期避免或者有时间消化的问题,直到演唱会报批过程中,更有甚者到演唱会搭建进场,乃至演唱会当天才集中爆发。

       诚然,举办演唱会租借场地确实主办方和场地双方是有合同约定的,同时不可否认的是,合同并不是万宝全书,再细致完备的合同也无法做到现场问题的全覆盖和全预估,再加上双方经验和信息的不对称、场地和场地之间的SOP不一致的,进一步产生“怎么你们场地还有这样的规定?”“怎么你做了这么多年演唱会,这样的规定都不知道?”等不愉快的“甩锅问答句”。

       那么产生的种种矛盾和“甩锅问答句”真的是不可避免的吗?说实话,很多问题实际上是可以在场地考察阶段就能说清楚、说明白的。或者换句话说,很多问题必须在场地考察阶段就问清楚,不要想当然,更不要含糊。而且在笔者的从业经历中,有一个事实是肯定的,那就是演唱会主办方其实可以接受场地Say NO,但是这个NO需要两个前提条件,一是“提前说”,二是“公平说”。合情合理的Say NO,提前在场地考察阶段说清楚,有助于演出方案的制定,也有助于双方尽早找到替代方案或者解决办法。

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       言归正传,接下来笔者就跟大家一同看一看,演唱会场地考察究竟需要注意什么。
场地考察准备


       虽然今天已经是信息化的时代,但是演唱会场地考察一定仍旧需要现场的查勘,然而考察起点一定是在主办方踏入场馆那一刻前就已经开始了。首先可以通过网络地图了解到相应场地在城市中的地理位置、交通线路(特别是最近的地铁站点、地铁的营运结束时间);通过票务平台了解近2年该场馆举办的活动信息;通过微信公众号、微博、贴吧、豆瓣等平台,了解场地的活跃程度。在完成上述背景资料的收集后,就可以通过官网信息、微信公众号、114号码台、朋友介绍等渠道,获取场馆业务负责人的联系方式,并建立初步的联系,该联系过程中,还应尽可能在场地考察前获取场地简介、场租报价单、可用档期等信息及材料。

       这些工作实际也是场地考察的一部分,网络搜索信息获得越便利、越齐备,说明场地运营约成熟、工作人员越市场化、职业化。同时场地的调性是否和可能的演唱会相符合,场地的热度是否能给演唱会项目的后续宣传和售票加分,毕竟大家做演唱会都不是闹着玩的,都需要追求经济效益。我们可以想象一下,连专业的主办方通过当今这么发达的网络都无法找到场地的相关信息,请问普通客人又怎么可能实现冲动消费、赞助商怎么可能拨出预算。

看图说话


       演唱会主办方在场地档期、场租、市场前景都可接受的前提下,就可以与场馆业务人员正式约实地场地考察了,很重要的一点是,在邀约的时候务必让场地方准备一套场地的平面图,一套场地推荐的常规演唱会票版图(单边台和中心舞台各一份),如果是大型综合性室内或者室外场馆,还需要场馆方准备好一套各个楼层的平面图、吊点图,以及可能的剖面图。尽可能问场地方拷贝整套上述图纸的CAD原件,因为有了CAD图就省去了很多今后现场反复测量的烦恼,而且CAD图会操作的人确实不多,因此被误修改或者因版本更新造成的错误概率非常低。

       老话说得好:“磨刀不误砍柴工”。到达场地后,第一时间与场地工作人员“看图说话”。

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1.场地(馆)平面图
       对应场地(馆)平面图先了解:普通观众主入口(有些大型综合性场馆,观众也可能按楼层,从不同入口进入,更加需要详细了解清楚)、VIP观众入口、工作人员入口、艺人入口;客人车辆入口、工作人员车辆入口、艺人车辆入口;VIP停车场、普通客人停车场、装卸车辆停车场。相信了解清楚上述问题后,对整个场馆的整体结构和功能区设计已经有了一个框架概念了,这时一定要追加一组问题,这么多通道,分别怎样对应票和证件,特别是车证和人证,谁设计、谁审核、谁发放,常规总数多少,主办方能分到多少,最后一定还要顺便问一下,一般现场公安指挥点具体位置在哪里。

2.票版图
       对着票版图先了解:舞台方向位置、控台位置、追光灯位置;内场座位数量、看台座位数量、常规可以销售的座位数量;包括内场座位在内的所有的临时座位由谁来提供,有没有增加费用;内场通道距离有没有明确的要求;需要预留的场地赠票数量及位置、其他相关政府指导部门需要预留的赠票及可能的防涨票数量、安保定位票位置;场地其他没有体现在票版图里的座位,如主席台、包厢等,涉及的座位数量是多少,主办方可以分到多少;场馆对票务系统有没有什么限制和指定。常规票务信息了解清楚后,一定要多问一句:“这些预留票、赠票有可谈空间和弹性吗?预留票和赠票的印发是必须通过主办方的认可吧?时间点是主办方控制的吧?可以写进合同吗?”
3.吊点图和可能的剖面图
       对着吊点图和剖面图先了解:场馆高度多少,空中部分总承重量、吊点是否均匀分布、吊点是否有配套的马道、场馆是否有母架、做吊点需要做哪些保护、是否有高空作业的特殊要求、设计吊点的时候有多少场馆设备设施(视频吊舱、赛事音响等)需要避开、场馆在吊点和承重方面的审核方式和要求、有什么时间节点要求。现在演唱会舞台的规模在越来越大,其中特别是空中部分设备的总重量在越来越夸张,因此问清楚场地的吊装要求是非常必须的,而且吊装这块完全与安全生产挂钩,确实不容忽视,在询问的时候还可以多问一个问题:“熟悉场地吊点的公司有哪几家?”

走起来


       完成上述“看图说话”的沟通后,相信对场馆已经有一个比较感性的认识了,接下去就需要穿上一双最舒服的鞋子,认认真真的“走起来”了。
1.工作人员动线
       既然是演唱会主办方,那肯定是先从工作人员的动线走起,也就是从装卸区域和后台区域走起,过程中需要了解:场地所在的城市区域,有没有卡车禁行的时间限制;场地有无独立的装卸区域或平台、装卸区域面积有多大、可以停靠多少辆、多少尺的集装箱卡车;通道的最窄和最矮点位在哪里,分别是多少米、能堆放航空箱或集装箱的面积有多大;场地用于装卸施工使用的货梯有多大、最大承载量是多少、标准操作时间是几点到几点;场地主要电源有几个、分别在哪里、电源容量是多少;如果主办方自备发电车停靠位置在哪里;后台和搭建区域需要做哪些地面保护措施、场地是否有针对草坪、制冰设备等特殊设备的保护措施;场地是否有现成的线槽、如果没有线槽,所有走线的要求是怎样的;搭建区域的地面承重是多少、是否可以直接上卡车或叉车、场地地面区域是否有特殊的设备设施在部分区域是不受力的;场地是否有规定的追光灯位置,如果占用座位,常规每个追光灯要预留多少张占位票;舞台搭建完成后,消防灭火装备是否还需要主办方添加;搭建施工是否是24小时的,是否有额外的加班费产生、如果有标准施工操作时间段,规定是怎样的。

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       看完搭建部分,可以开始看后台部分。需要了解的有,后台房间和化妆间有多少、分别多大、有几间是带卫生间的、平时主演艺人使用那几间房间、分布在什么区域、走到舞台的动线是如何设计的;化妆间是否和公众区域或普通观众有实体墙隔断、还是通过栅栏或临时铁马进行隔断;后台可以提供哪些现有家具、后台房间的网络解决方案是怎样的、房间是否可以进行布置;工作人员及艺人用餐方案如何解决、是否有独立的空间可以支持后台自助餐、是否每间房间都能使用餐饮,后台是否有专用厨房,可以给到艺人团队厨师自由发挥;后台是否有洗衣房的设计或预留位置、对大功率电吹风、烧水壶、电熨斗、电磁炉有什么限制和要求。

       上述这些问题,你问的越清楚,在向经纪公司或者艺人团队沟通的时候越有底气,记住笔者之前提到的,大家都能接受“提前”而“公平”的Say No。
2.观众动线
       搭建和后台区域的工作人员动线走完后就需要重新从场馆外围开始,走一遍普通观众的动线,过程中需要向场地业务人员了解的第一组问题就是:场馆有没有现成的票房或者票务中心,如果没有,主办方或者票务公司是否可以搭建帐篷或者开一辆中巴车作为票务销售点,允许设置的位置建议在哪里,离观众出入口有多少距离;观众在演出开演前多少时间可以进场、场地有没有在公众责任险方面的要求;观众出入口的安检设备和检票设备是怎么安排的,是公安指定的,还是场馆指定的,还是主办方可自行选择,费用大概多少;是否能提供之前其他热门演唱会现场常规安保点位图、活动日大概需要配多少安保,时间跨度是多少、费用是多少;活动日现场会来多少公安及消防人员保驾、需要做什么相应的准备(如准备快餐、饮用水等);警力、警车、消防车、救护车出警费是多少。这一串一定要问清楚,而且可以具体问一下各项工作的对接负责人分别是谁,有没有指定或者推荐的服务供应商。

       在观众动线上,后续就需要进一步了解:场地是否有足够的洗手间、如果安排临时移动洗手间,预留的位置在哪里、费用是多少;平时活动日网络信号或者4G信号如何,是否还需要安排应急通讯车;观众的餐饮服务是如何解决的;特许商品售卖是否有固定的模式;离场地最近的地铁站在哪个方向、距离多远;场馆的配套或者周边停车场在哪里、有多少车位。这些信息看上去与演唱会买票没有实质性的关联,但是在现今的网络社会,都将是与演唱会主办方与粉丝们今后互动的贴心好话题,对增加客户黏度、提高美誉度都有很大的帮助。

3.拍摄、媒体动线
       近几年演唱会在现场转播,以及演唱会网络直播的需求越来越多,要求也在越来越高,场地考察一定要考虑到现场拍摄,以及相关联的现场记者、媒体的细节安排问题。场馆是否有转播机房、是否有现成的导播间;对活动现场的摄像机位、摇臂、飞猫是否有特殊的规定和限制;场馆是否有停靠转播车、卫星车的专用停车位置;场地是否有足够的网络带宽支持网络直播;场地是否有独立的新闻媒体中心可供媒体群访或新闻发布会。

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4. VIP动线
       考察场地时还需务实地看一下场馆可以提供到的贵宾休息室,同时要了解,贵宾休息室配套的停车场(位),以及由场馆外围到达贵宾休息室和由贵宾休息室到达观演区域的车辆和步行动线,实实在在地走一次,感受一下上述动线是否足够私密;贵宾休息室的家具设备是否齐备,是否允许主办方进行简单的重新布设等。问完一定追加问一下,能提供的贵宾休息室需要什么申请流程、什么费用,是排他使用的,还是必须和场地共享使用的。

5.赞助商动线
       考察场地最后需要走一遍的就是赞助商动线,其实也可以理解成赞助品牌展示的区域考察。首先就是了解演唱会赞助落地宣传的区域有哪些,其次了解场地是否有赞助排他规定,最后了解赞助商背板、落地活动等是否还需要支付额外费用。如果有赞助商现场落地活动,场地的审核机制是怎样的;外围是否有成熟的走红毯区域;场地的现有LED、广告灯箱、外立面、走廊、墙体、休息厅、观众席等空间是否可以呈现赞助广告。说了这么多,最可靠的办法是直接问场地方:“可以参考一下之前最复杂的演唱会现场赞助方案吗?”如果对方很快就能给到你一个之前的案例,那基本可以判断在演唱会现场赞助落地这问题上,场地基本是“法制”的;如果对方根本拿不出任何之前的案例,那场地在赞助这方面因该是“人制”的。

坐下来


       仔仔细细几圈走完后,相信跟场地业务人员也已经熟了,如果场地硬件上能符合演唱会的实际需求,那就赶紧附近找个咖啡店和业务人员趁热打铁,坐下来好好聊聊下面的细节问题吧。

1.合同
       合同是保护双方的最好工具,但是一般场地租赁合同都是用场地方起草的版本,因此作为一个负责的演唱会主办方多问几个合同的问题总是不错的。
最先了解的就是场租费究竟覆盖多长时间。支付场租费租借场地实际就是买了场地的一段时间,那么这段时间究竟有多长是必须深究的,最好要精确到小时,在这段时间内,场馆的使用是否是24小时的,同时场地对演出时长是否有限制,场地是否会有演出日活动最晚必须结束的时间限制;如果还想增加搭建时间,是如何沟通和补签协议并付款的;合同款覆盖到什么配套服务;合同整体的付款周期是怎么安排的;合同是否还附带一定的押金要求。有一点是肯定的,那就是合同中只要是没有提到的服务,那肯定就是要额外付费的了,所有坐下了聊一聊、问一问很重要。

2.附加费用
       收费不可怕,可怕的是乱收费。对一个演唱会主办方需要确定的成本,是显性成本加隐性成本的总和。演唱会主办方可以开门见山地问问场地业务工作人员,有没有场租以外的附加服务报价单,但是需要提醒的是,即便有附加服务报价单,也千万不要迷信这张表格,因为很有可能需要付给第三方的费用支出,没有体现在这张场地提供的附加服务报价单中。

       根据笔者的经验,场租之外需要详细问一下的附加费用可能有:公共事业方面的制作电费、空调电费、空调使用费、场地水费、暖气费、热水锅炉费;其次附属的空间费用,如后台区域、VIP休息区、会议室、媒体室、工作间、停车位、特许商品点位、赞助商展示位;再有附加服务方面的费用,如工作证制作、现场检票、安保服务、安检服务、保洁服务、网络服务;最后还有一些特色收费项目,如摄影摄像机位费、演唱会赞助分成费、代报批服务费、餐饮费用、特许商品提成等,都需要问问清楚,因为这些合同外的服务内容一般都没有一个参考标准可寻,各个场地间的差异也巨大。

3.指定供应商
       很多场地在租赁过程中其实有一些指定的服务供应商,很难界定这是好事还是坏事,好处是指定的服务供应商对场地一定非常熟悉,而且对上下游对接的关键人物肯定有一定关系;同时对主办方来说,坏处是服务价格谈判余地肯定很小,甚至根本就是“独一家”,完全是固定价格,问清楚场地业务人员相关的实际情况,对后续事半功倍地推进工作会有一定的帮助。
那么需要问一下的是:舞台灯光音响搭建、吊点安装、安保、安检、搜爆、保洁、票务、餐饮、文化报批、公安报批、舞台检测、舞台消电检、消防阻燃处理是不是都有指定供应商,涉及的费用是多少。

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4.推荐供应商
       问完指定供应商,一定要顺势问一下场地在演唱会相关配套服务方面,有没有认可的推荐服务供应商,场地有时因为是“地主”的原因,确实在当地可以拿到很多协议价的服务,如酒店、餐饮、后台家具、交通设备、舞台搭建、安保、报批等环节都可以问一下。

5.场馆的好伙伴
       如果问完上面所有的问题,场地业务工作人员还是愿意继续跟你聊一会的话,那请记住下面的几个“彩蛋”问题环节。可以轻描淡写地问问场馆目前运营合作的前三甲主办方、前三甲的票务合作、前三甲的舞台搭建、前三甲的安保公司,场地分别最喜欢跟哪个好伙伴,原因是什么。
如果主办方是去一个陌生的新城市做演唱会,对该场地演唱会大环境了解的越多,“交学费”的概率就越低。

6.场地公司组织架构
       “彩蛋”问题继续,对一个陌生的场地,一定要问一下场地公司组织架构是怎样的,届时合同签署人是谁。免不了俗套的是,考察完场地,当然要问问身边朋友,场地租赁和后续演唱会推进过程中,谁能在最困难的时候施以援手,有没有场地大佬的联系方式,以备不时之需。

       看完全篇,如果作为主办方的你,在考察演唱会场地的时候,真的是根据笔者的赘述,将上面提到的问题都一一寻求到答案的话,那笔者相信,你已经是一个场地方不敢小视的“演唱会主办老司机”了,同时你也一定在后续的演唱会场地对接方面信心满满吧。

祝你好运,演唱会大卖。
       文末再送一个小彩蛋,如果是陌生的城市、陌生的市场,当你离开场地的时候,请就站在马路边扬招一辆出租车,跟出租车司机说:“去你们市中心最好的社会饭店!”到达司机推荐的市中心饭店后,问服务员一个问题:“你们包厢的最低消费金额是多少?”服务员的答案,一般来说就是你所在的这个城市常规演唱会所能承受的最高平均票价。不用谢我们,我们是上海的夏清、方雨杰和丁圣。
送完彩蛋,再加送一个锦囊:
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来源:道略演艺公众号    编辑:刘明源


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